Олексій Громико: Підвищення ефективності під час кризи шляхом покращення процесів

7 квітня 2020

Щоб допомогти Вам провести карантин з максимальною користю, тримати руку на пульсі останніх змін та знати, як у нових умовах забезпечити ефективну роботу команди, Центр вдосконалення закупівель KSE організував на своїй Фейсбук сторінці https://www.facebook.com/CEP.KSE/ серію прямих ефірів під назвою #TоgetherAtHomeWithCEP із гуру закупівельної сфери країни.

 

Так, Олексій Громико, Керуючий партнер «Бюро проектного менеджменту» та викладач СЕР, розповів нашим підписникам, які ризики та можливості виникають для закупівельників в поточній ситуації, чому підтримувати стосунки з постачальниками зараз особливо важливо та як координувати зусилля з іншими гравцями на ринку.

 

Запис даної трансляції Ви можете переглянути на нашій Фейсбук сторінці за цим посиланням: https://bit.ly/2VttnxA. Ми ж публікуємо для Вашої зручності текстову версію ефіру з Олексієм Громико на тему “Підвищення ефективності під час кризи шляхом покращення процесів”. Отже, що варто занотувати.

 

Принципово ця криза відрізняється від тих, які були в 2008 та 2014. Принципова відмінність у наступному. Немає такого, що світова економіка зайшла в якийсь глухий кут. Всі країни досить добре розвивалися і розвивалися б далі, якби не вірус.

 

Це говорить про те, що є шанси після того, як ми подолаємо ситуацію з вірусом, досить швидко повернутися на якщо не докризовий рівень, то, хоча б близький до нього.

 

Безумовно, слід розуміти, що поточна ситуація несе в собі як ризики, так і можливості. Почну з ризиків. І в першу чергу я буду говорити про закупівлі. . Неважливо, в якій організації Ви працюєте, державній чи приватній. Завжди потрібно розуміти, що ми перебуваємо в рамках якогось ланцюжка створення цінностей. Це означає, що ми комусь поставляємо наш продукт і хтось нам поставляє продукти.

 

Оскільки Ви закупівельники, швидше за все, Ви купуєте товари чи послуги у інших організацій. Тут важливо розуміти наступне. Всі організації в усьому світі зараз відчувають тиск. Для Вас дуже важливо розуміти, в якій ситуації перебуваєте Ви, тому що ваша компанія досить динамічно (я сподіваюся, що динамічно) змінює свою стратегію з урахуванням того, що відбувається зараз.

 

Швидше за все, якісь потреби в закупівлі у Вас починають відпадати або Ви їх переносите на пізніший термін. І навпаки. Якісь потреби в закупівлі у Вас починають з’являтися. У зв’язку з цим важливо чітко розуміти, що відбувається по всьому ланцюжку Ваших постачальників. При чому слід розуміти, що у Ваших постачальників теж є постачальники, і весь цей ланцюжок взаємопов’язаний.

 

Оскільки ми з вами говоримо сьогодні про процеси, то важливо розуміти весь ланцюжок не тільки всередині вашої організації, а й зовні. Йдучи по Вашим постачальникам, Ви повинні розуміти звідки вони беруть товари, який ризик того, що у них виникнуть проблеми як всередині їх компанії, так і у їх постачальників. Яка ймовірність того, що критичних для Вас товарів у них не виявиться. Тобто якщо навіть вони уклали з вами контракт, чи є ймовірність того, що вони не зможуть виконати свої контракти.

 

Звичайно, Ви повинні чітко розуміти структуру Ваших закупівель. Які закупівлі для вас є критично важливими, які середньої важливості, а які, можливо, навмисне зараз потрібно відкласти на більш пізній час, якщо вони для Вашої компанії не є критично важливими.

 

Для цього Вам необхідно комунікувати не тільки всередині своєї компанії, а й зовні. Зараз для всіх дуже важливо багато спілкуватися. Наведу приклад, що робив я коли почався перший тиждень цієї кризи. Я телефонував на початку клієнтам, щоб зрозуміти, хто на якому місці знаходиться, хто готовий продовжувати взаємодіяти, хто не готовий і хто не готовий продовжувати взаємодіяти вже Взагалі ніколи.

 

Після цього необхідно переходити до комунікації вниз по ланцюжку, йти до ваших постачальників. Коли Ви починаєте комунікувати з Вашими постачальниками, то теж даєте їм опору, надійність. У тому плані, що якщо Ви дійсно плануєте купувати у них послуги, то Ви є зараз дуже серйозною підтримкою.

 

Є надія, що державні закупівлі зараз стануть одним з таких «локомотивів» економіки. Підтвердження того, що Ви плануєте зберегти програму закупівель для Ваших постачальників є критично важливим. Просто доносите це інформацію до Ваших постачальників.

 

Навіть якщо Ви не плануєте що-небудь купувати, просто зателефонуйте Вашому постачальнику і скажіть: «У нас в компанії все в порядку, ми працюємо в звичному режимі». Сама ця інформація вже заспокоює і дає Вашим постачальникам опору хоча б в тому, що хоч у когось все нормально сьогодні, тож можна рухатися далі.

 

Якщо справи йдуть у Вас не нормально, у компанії, є якісь складнощі, знову ж таки, готуйте коректне, нормальне комунікаційне повідомлення, йдіть з цим повідомленням до Ваших постачальників і чесно пояснюйте, що у Вас відбувається в компанії.

 

Чим прозорішою буде зараз комунікація між Вами-постачальниками і Вами-клієнтами, тим простіше нам всім буде подолати кризу. Тому що зараз основна проблема – це дефіцит інформації. Ми не знаємо, коли навчимося боротися з вірусом, коли закінчиться карантин, як відреагують клієнти на час в карантині. Все це незнання додає нервозності, невизначеності в поточному дні.

 

Чим більше Ви будете самі вносити визначеності, тим простіше буде стейкхолдерам  працювати з Вами, і працювати всередині компанії. Якщо Ви станете острівцями визначеності в цьому неспокійному світі, це буде допомагати всьому ланцюжку створення цінностей, в який Ви вбудовані, працювати на кінцевих споживачів.

 

Другий момент, про який би теж хотів розповісти. Він полягає в тому, що дуже важливо розуміти, з чого складаються Ваші закупівлі. Всі ми розуміємо, що зараз глобальні ланцюжки поставок руйнуються, і вже зараз потрібно подумати, як можна замінити ті чи інші товари за наявності ризиків руйнування ланцюга поставок.

 

Якщо, наприклад, ви знаєте що вам поставляють імпортні товари, можливо, варто вже зараз подумати, на що їх можна замінити в Україні? Звичайно ж, деякі товари замінити не можна. Відповідно, Ви будете завозити їх з-за кордону. Тоді слід спитати себе, які є ризики при постачанні товару з-за кордону? Зараз цих ризиків дуже багато, починаючи від проходження митниці, закінчуючи тим, що певні товари на міжнародному ринку є дефіцитом і, швидше за все, Ви конкуруєте з іншими гравцями на ринку за умовні медичні маски і захисні костюми, якщо такі потрібні у Вашому виробничому процесі.

 

З іншого боку, ситуація з вірусом додає нам можливостей. В інтернеті гуляє картинка, на якій написано: «Хто зараз є лідером в здійсненні цифрової трансформації у вашій компанії?», – І варіанти відповідей: Директор, Техдиректор і Коронавірус. Звичайно ж, правильна відповідь у цій всій історії – коронавірус, і наша з Вами задача скористатися цією ситуацією.

 

Дуже важливо уважно подивитися на ті процеси, в яких задіяні Ви і Ваші колеги, і проаналізувати, що зараз можна змінити? Цілком можливо, раніше були якісь зайві узгодження або узгодження повинні були бути в письмовому вигляді. Можливо, хтось сильно хотів, щоб документи оформлялися в одній визначеній формі.

 

Зараз саме час переглянути процеси з точки зору того, як вони функціонували раніше і що можна зробити вже зараз. Багато виробників ІТ-рішень надають свої продукти в тестовому режимі безкоштовно. Я знаю, що Майкрософт робить такі акції. Знаю, що Вчасно оголосив про те, що він готовий місяць безкоштовно давати доступ до свого сервісу. Тому, друзі, зараз просто унікальна можливість переглянути свої процеси, зробити їх більш цифровими за допомогою тих технологій, які у нас є. Я не кажу про довгі регламенти, я говорю про набір квадратиків і стрілок, які демонструють, як просувається процес, в якому задіяні Ви і Ваші колеги. І що в цьому процесі вже зараз можна змінити з урахуванням можливостей, що відкриваються, нових технологій, про ми дізнаємося кожен день. В першу чергу – це ІТ продукти, друге – системи електронного документообороту, третє – електронно-цифрового підпису.

 

Все те, що раніше насилу приживалося, зараз Ви можете з новими зусиллями пропонувати своєму керівництву. І в такий складний час, можливо, якісь ідеї будуть знаходити підтвердження, і Ви зможете просуватися з цими ідеями далі.

 

Ще ключовий момент, з яким зіткнулися багато з Вас, – це дефіцит певних позицій або невміння купувати певні позиції. Я на своєму приватному прикладі теж потрапив в таку ситуацію. Коли ввели карантин і вимоги ходити в масках, виявилося, що у мене немає жодної медичної маски. Хотів купити, шукав цілий тиждень, прийшов в аптеку і виявив, що є там маски. Мені так змовницьки сказали, що залишилося останніх п’ять штук, і я ось ці 5 масок швиденько придбав. Був дуже радий, поки не прийшов додому, бо я виявив, що маска зовні дуже гарна, але як тільки її намагаєшся надіти на себе, то гумка маски відтягує вуха, і я перетворююся на чебурашку. Тобто ця маска неякісна. На жаль носити її неможливо.До чого я веду? Я веду до того що ми всі зіткнулися з ситуацією, коли потрібно швидко купувати дуже незнайомі товари.

 

Щоб робити це більш-менш ефективно, я Вас закликаю активно комунікували з колегами на ринку. Розумію, що може бути внутрішнє відчуття конкуренції, що ось я класно купив маски, дуже багато сил витратив, нехай і інші витратять стільки ж сил. Ця позиція, на жаль, не допомагає ні Вам, ні країні подолати цю кризу. Зараз час для кооперації. Якщо Ви десь змогли купити якийсь супер антисептик, поділіться цим постачальником. Можливо, хтось про це міг не знати.

 

Якщо Ви працюєте в державній компанії, у Вас є інструмент ЦЗО. Я не знаю, наскільки він зараз ефективний, але у Вас зараз є можливість організувати взаємодію з ЦЗО хоча б для того, щоб він перерозподіляв інформацію між різними гравцями на ринку. Хтось успішно зробив закупівлю і, можливо, ЦЗО виступить глобальним закупівельником тих же масок, захисних халатів.

 

Потрібно активно шукати можливості для того, щоб зробити Ваші ланцюжки поставок і створення цінностей більш надійними, шукати можливості для колаборації та обміну ідеями, щоб поліпшити свої бізнес-процеси, і все це активно впроваджуємо, застосовуємо, тестуємо. Якщо щось не виходить, не засмучуємося. Знову застосовуємо, тестуємо і шукаємо нові можливості. Як тільки вийшло, будь-ласка, не сидите, не святкуєте поодинці Ваші успіхи, а інформуєте Ваших колег і інших гравців на ринку про те, що у Вас вийшло і як Ви зуміли це зробити.

 

Зараз від того, наскільки ефективно ми будемо обмінюватися інформацією,  дуже сильно залежить успіх в подоланні усієї цієї історії, в яку ми потрапили.

 

Успіху! Keep calm and be #TogetherAtHomeWithCEP