Наша мета – допомогти Вам врятувати співробітників від скорочень шляхом оптимізації закупівель, тримати руку на пульсі змін та знати, як у нових умовах працювати максимально ефективно. Саме тому Центр вдосконалення закупівель KSE організував для Вас серію прямих ефірів #TogetherAtHomeWithCEP із топовими представниками сфери закупівель публічного та бізнес сектору.
Зоя Чечуліна, експертка з комплаєнс, управління ризиками та стратегічних закупівель з 20 річним досвідом в Крафт Фудз/Монделіс Інтернешнл та викладачка СЕР під час прямої трансляції розповіла, як підтримувати власну ресурсність та бути на висоті під час карантину, як працювати в команді віддалено і разом вийти з кризи сильнішими, а також про роль комунікації та довіри в час кризи.
Відеозапис цього ефіру Центр вдосконалення закупівель зберіг на своїй сторінці у Фейсбук https://www.facebook.com/CEP.KSE/ за посиланням https://bit.ly/34HsUvZ. А зараз ми публікуємо для Вашої зручності текстову версію трансляції із Зоєю Чечуліною.
Багато висловлювань є щодо того, що ця криза є унікальною, несхожою на інші. Мабуть, однією з унікальностей цієї кризи або вірусу є те, що ми всі опинилися в одному човні. Немає різниці, в якій частині світу ми знаходимося, ми всі об’єднані одним поняттям “карантин”, ми всі молимося за людей, щоб вони одужали і щоб все скоріше минулося.
Отже, ми знаходимося в одному човні (або літаку). Мені ситуація команди нагадує асоціацію з командою літака, і з цього приводу спадає на думку дуже старий фільм “Екіпаж”, який для мене є прикладом того, як дуже ефективно і правильно управляти командою під час кризової ситуації. Нагадаю, що у цьому фільмі екіпаж літака рятує людей з місця, де стався землетрус, пошкоджена злітна смуга та ще й є пошкодження літака.
Звичайно, ми маємо підтримувати один одного, ми як лідери маємо велику відповідальність за людей, з якими працюємо. Для того, щоб підтримувати та забезпечувати ресурсністю наших колег, наші команди, перш за все, ми повинні бути ресурсними самі. Наведу асоціацію з фільму. Там був момент, коли в кабіну пілота заходить стюардеса, вся в емоціях і каже, що у нас там і те горить і те не працює, і люди нервуються, і не зрозуміло, що робити. А капітан відповідає спокійно: “Принесіть-но мені каву”. В даному випадку це була кава, але насправді для кожного існують власні речі, які допомагають триматися на емоційно і фізіологічно правильному рівні ресурсності.
Декілька моментів, на які я б радила звернути увагу. Перше, що дійсно допомагає, – організований робочий простір. Цей робочий простір має бути: зручним, він має бути гарно освітленим, і вам має бути в ньому комфортно. Коли ми починаємо працювати, ми сідаємо і занурюємося в наші робочі справи, яких зараз дуже багато. Ми втрачаємо контроль за тим, як ми сидимо, на скільки ми занурюємося, наскільки ми плечі втискаємо. Отже, максимально зробіть Ваше робоче місце таким, щоб Вам було в ньому комфортно.
По-друге, ідеальний варіант – це, звичайно, узгодити зі своїми близькими, з якими ви проживаєте, час певний, коли Вас не будуть турбувати аби Ви могли сфокусуватися. Але навіть якщо Вас потурбували, коли Ви сидите на колі, а до Вас заходить дитина в кадр – це нікого зараз не спантеличує і не збиває. Тобто, навіть якщо щось таке трапляється екстраординарне для нормального протікання бізнесу – зараз це є нормальним. Я б сказала, що навіть ненормальність є нашою новою нормальністю зараз. Отже, ми облаштували місце, ми узгодили час з близькими і ми можемо ресурсно працювати.
Ми зараз маємо унікальну можливість графік свій так побудувати, щоб працювати саме в ті моменти, коли Ви почуваєтесь максимально емоційно і ментально на висоті. У кожного це різні часи. Деякі люди люблять працювати ввечері, деякі найбільш ефективні о четвертій-п’ятій ранку. Треба цим користуватися.
Ще один дуже важливий момент – у Вас має бути щось для відпочинку. Для кожної людини це різне: для декого це онлайн-тренування, для декого росто почитати книгу, для декого це елементарно сходити в душ. Але мій заклик: будь-ласка, обов’язково майте щось, що буде вас відволікати, де ви зможете розслабитися і навіть побути одному, навіть якщо живете у великій родині. Або ж навпаки – бути з родиною і, наприклад, ввечері гратися або читати, або просто вечеряти. Це і є те, що піднімає Вашу ресурсність фізіологічно і емоційно.
Ще одна порада: ми розуміємо, що зараз дуже багато стресу, дуже багато відповідальності, і дуже класно, коли є людина або коло людей (це можуть бути Ваші ментори, коучі, друзі), яким Ви довіряєте, з якими можна поділитися, які можуть надати зворотній зв’язок (актуальний і неупереджений). Будь-ласка, користуйтеся цим.
Також дуже важливо дати вихід емоціям. Ми всі не залізні, ми всі розуміємо, що дуже важко іноді перебувати вдома довгий час. Я почула від свого колеги таке правило “п’яти хвилин”. Це тоді, коли п’ять хвилин на день Ви можете сваритися, битися головою об стіну або просто робити щось таке, що дозволяє Вам вивільнити цю енергію. Але правило, що це має бути тільки п’ять хвилин. Я позавчора спробувала цю технологію зі своїм чоловіком, сиділа скаржилася йому і потім розповіла про цю технологію “п’яти хвилин”. А він мені каже: “Кохана, але ти вже сваришся десять хвилин”.
Отже, мій заклик, що це тільки п’ять хвилин і тільки один раз на день.
Кажуть, що якщо ви не можете піти назовні, то йдіть всередину. If you cannot go outside – go inside. Що я тут маю на увазі: у нас є тут час рефлексувати, задуматися над тим, як ми зараз працюємо; які речі ми зараз робимо, чи вони є гарними, чи вони допомагають; чи можемо ми щось взяти з тих уроків, які кожного дня в ці часи отримуємо (і в роботі, і в персональному житті) на майбутнє.
Отже, я закликаю також знайти час для рефлексії, знайти час на обдумування та визначення своїх емоцій, розказати самому собі як я почуваюсь, що я думаю. І, може, після виходу з карантину у нас буде набагато більше ідей і багато цікавих знахідок, які ми віднайшли в цей час.
Також в умовах карантину у нас з’явилося трошки часу на себе. Тут я закликаю або повчитися і заповнити якісь прогалини в академічних знаннях, або підписатися на те, на що у Вас раніше часу не вистачало.
Отож, фізіологічний комфорт, правильне місце для роботи, відділення робочого часу від персонального, рефлексія і викид негативних емоцій, якщо такі накопичилися. Це те, що може допомогти налаштувати персональну ресурсність.
Отже, ми як пілоти літака вже з гарною ресурсністю. Тепер треба підтримати наших колег (чи це наша команда пряма, чи це наші колеги на роботі). Безпека і здоров’я людей є найголовнішим. Багато людей працює з дому, але є багато колег, які працюють на виробництві, лікарі, поліцейські і так далі. Я думаю, що нам просто елементарно треба навчитися дякувати цим людям. Наприклад, компанія Barilla опублікувала повний список своїх працівників, які працюють досі на фабриці в Італії, виробляють пасту для споживачів. Звичайні маленькі речі, елементарна подяка людям, які навколо нас. І навіть нашим колегам, які працюють з дому, але прикладають неймовірні зусилля кожного дня. Отож, безпека, здоров’я і дяка нашим колегам – це перша річ.
Друга річ, якою я теж хотіла поділитися – це те, що ми постійно маємо бути з нашими командами на зв’язку. І на зв’язку не тільки по робочих справах. Коли ми знаходимося в офісі, ми бачимо один одного, ми ходимо разом на обід, ми спілкуємося. Зараз цього немає, і ми відчуваємо віддаленість один від одного.
Ми не знаємо, коли приходимо на спілький кол чи розмову, в якому настрої зараз людина, що в неї відбувається вдома, чи вона доглядає за мамою або дітьми, чи він зараз просто не в гуморі. Моя порада: коли ми спілкуємося з нашими командами, з нашими колегами, навіть якщо це робоча зустріч, все-таки почніть розмову із check-in запитання: ”Як ви себе почуваєте?”, “Що Ви думаєте?”, “Що у Вас на думках?”, “Можливо є якісь виклики або гарні речі, якими Ви можете поділитись з іншими?”.
Також, я закликаю робити віртуальні кави, тобто виділяти час на розмови з Вашими колегами, командами, з регулярністю, яку Ви вважаєте потрібною. Вони допомагають, по-перше, відчути людину; по-друге, зрозуміти її настрій, її переживання; по-третє, підтримати або допомогти.
У нас було декілька прикладів, коли запустили цікаві флешмоби. Ми просили людей запостити або вислати фотографії, як вони працюють з дому. Це були розмови, стоячи в планці або на турніку. На другому тижні, коли люди втомилися вже і умови карантину стали жорсткішими, ми попросили сказати те, що Вас хвилює, можливо, хтось зможе допомогти. Також ми зробили один спільний елемент для всіх. Це була розмова на півгодини, де був якийсь один предмет, з яким всі мали прийти. Минулого тижня, наприклад, це був капелюх, і Ви можете уявити: глобальна компанія, багато країн, дехто прийшов в тюрбані, дехто у сомбреро, хтось ще у чомусь. Здавалося б, така маленька річ розважає і зближує людей. Цього тижня був челлендж прийти з кружкою своєю, тобто в кого яка кружка, з якої люди п’ють каву або чай. Отже, ми розуміємо, що ми маємо обговорювати бізнесові справи, але оці віртуальні кави або хоча б починаючи розмову і закінчуючи розмову з позитиву, і з власних переживань, поділитися власними переживаннями, дуже допомагає командам бути ресурсними (принаймні у цей проміжок часу).
У однієї з моїх знайомих представник компанії виходить на зв’язок і розповідає, як він робить вечерю, як він займається з дітьми. Ми всі бачили приклад від прем’єр-міністра Ізраїлю, який розповідає казки дітям своєї країни. Отже, дійсно, треба просто бути ближчими один з одним: нашими колегами, нашими командами. І це дійсно дуже-дуже важливо, це дійсно заохочує. Також це мотивує людей на звершення. І ось тут я хотіла б також сказати, що зараз, мабуть, такий час, коли є чудова можливість активувати і заохочувати персональне лідерство у ваших командах. Адже у стресовій ситуації дуже часто буває так, що приходять інноваційні ідеї від людей, які б у минулому були спокійні, тихі. І нові рішення приходять тоді, коли ми навіть самі як лідери не маємо цього рішення.
Отже, я закликаю перевернути механізм і сказати, що на даний момент я як керівник є насправді своїм підлеглим, я собі допомагаю і підтримую в реалізації своїх ідей і своїх пропозицій. По-друге, зараз дуже важливо не боятися і не розглядати як втрату авторитету, а поділитися якщо Ви чого не знаєте. Тому що це залучає і це показує, що насправді всі ми люди і що є моменти, коли ми чогось не знаємо.
Була ситуація, коли у нас фактично не вистачало на певний час (на зміну) на фабриці масок через те, що затримувалась доставка. Керівник зміни поділився цим з колегами, колеги за три години придумали варіант маски з беруш, паперу одноразового, клею, ножиць і зробили багато одноразових масок до приїзду вже більш стаціонарних.
Отже, є багато чудових прикладів, коли даючи довіру людям і заохочуючи персональне лідерство, ми здобуваємо гарні результати.
Давайте дякувати нашим колегам і святкувати маленькі перемоги, навіть якщо це дуже маленькі перемоги. Зараз ми знаємо, що в нинішній ситуації те, що ми і наші колеги робимо кожен день (відшуковуємо постачальників, забезпечуємо виробництво, підтримуємо людей і тд) це дуже велика робота. Тому давайте абсолютно щиро і часто казати дякую нашим командам і нашим колегам.
Постійно бути на зв’язку з колегами, поєднувати не тільки бізнесові розмови, але і персональні розмови з check-in, перевіряти думки один одного, мати спільні цікаві елементи, флешмоби, ініціативи (навіть віддалено). Усе це буде підтримувати ресурсність наших команд.
Я думаю, що зараз довіра не тільки критична для подолання взагалі ситуації, але ще й для того, щоб сприяти ефективності і вдосконаленню бізнес-процесів, а також розбудові репутації. Отже, довіра на етапі або у стосунках з нашими колегами і можливість давати їх приймати рішення працює дуже добре. Не стільки з точки зору побудови цієї довіри, але також може приносити позитивні оптимізації бізнес-процесу.
Другий важливий момент – довіра держави. Мені дуже сподобалося, що у Великобританії зробили послаблення Закону про конкуренцію, що фактично дозволяє наразі великим торговельним мережам співпрацювати, ділитися інформацією про транспорт, про наявність транспорту та навіть використовувати транспорт для спільних перевезень. Це довіра держави на певний період.
Отже, довіряйте собі, довіряйте командам, довіряйте постачальникам. Є випадки, коли постачальники повністю відкривають свої фінансові книги, щоб показати в якій ситуації вони знаходяться зараз і допомогти компаніям зробити також аналіз та, наприклад, скоротити умови оплати, щоб закупівельники могли замовити базові матеріали. Коли ми довіряємо і ділимося з постачальниками або клієнтами, також знаходяться спільні рішення. Тож довіра і те, як Ви виходите із критичних ситуацій, також має дуже великий вплив на Вашу репутацію та репутацію компаній після того, як це закінчиться.
Ще варто подбати про комунікацію. Комунікація постійно має бути на всіх рівнях. Ми постійно комунікуємо з нашими командами, з нашими стейкхолдерами, з нашими клієнтами, постачальниками. Ми даємо прозору абсолютно інформацію, навіть якщо вона не є повною, навіть якщо ми чогось не знаємо, ми все одно про це кажемо. Тому що ми уявляємо літак, де є аварійні виходи, нас просять слідувати за аварійними виходами. Якщо ми всі йтимемо в різні сторони або будемо комунікувати в різні сторони (не узгоджено) – це спричинить лише паніку, а не допоможе лише вийти з літака в аварійній ситуації або з цієї кризи.
Отже, персональна ресурсність, командна ресурсність, довіра і комунікації. Це те, що допоможе нам вийти з кризи точно сильнішими, креативнішими, інновацінішими і навіть з ефективними результатами для наших бізнесів та бізнес-процесів.
Успіху! Keep calm and be #TogetherAtHomeWithCEP