Ольга Терещенко: Вплив закупівельників на цілі організації

30 квітня 2020

“Зараз зірковий час закупівельників. Адже саме вони можуть зменшити витрати організації й таким чином врятувати колег від скорочень”, – вважає Ольга Терещенко, очільниця навчально-аналітичного Центру вдосконалення закупівель KSE.

 

30 квітня на Фейсбук сторінці Центру вдосконалення закупівель KSE  Ольга Терещенко провела онлайн вебінар на тему “Вплив закупівельників на цілі організації”. Контент базувався на реальних кейсах практиків закупівельників, міжнародних підходах та аналітичних дослідженнях нашого Центру. Даний ефір викликав велику хвилю коментарів та обговорень. 

 

Якщо у Вас з якихось причин не було змоги подивитися онлайн вебінар Ольги Терещенко у повному обсязі, публікуємо для Вашої зручності текстову версію даного включення.

 

Яким чином закупівельники впливають на цілі організації та чому саме цю функцію необхідно розвивати?

 

Перш за все, хочу розпочати нашу розмову з дуже цікавого результату дослідження, який наводила у своєму прямому ефірі ex-Chief Procurement officer SEVERSTAL та викладачка СЕР Ірина Поворозник – викладачка нашого центру. Минулого року консалтингова компанія Kearney проводила опитування серед керівників закупівельної ланки, закупівельників та керівників організацій. Стосувалось це дослідження саме розвитку закупівельної сфери та яким чином вона розвивається у світі.

Дуже багато наших колег зі сфери закупівель перебувають у бюрократичній рутині, оскільки велика кількість процесів направлено саме на операційну діяльність, а не на стратегічні речі чи думання, як розвивати і як знаходити нові рішення. Отже,значний пласт паперової роботи не дає нам думати, як рухатись далі.

 

За цим часом закупівельників втрачається і ховається цінність для бізнесу. Дуже багато закупівельників вважають, що саме додаткова економія на закупівлі тих чи інших товарів є основною цінністю для організацій та керівництва. Але ні, також закупівельники можуть розвивати організацію у тому, що вони беруть інновації з ринку. Тобто закупівельник – це особа, яка спілкується з постачальниками, яка приносить нові ідеї та рішення для вирішення тих чи інших проблем.  І саме у додатковій економії, у інноваціях та у нових рішеннях і є безпосередня цінність закупівельників для бізнесу та для організації.

 

От наведу Вам приклад організації, в якій я працюю. Я працюю в Київській школі економіки і коли ми перебували в перших днях карантину, то розуміли, що нам треба переглянути, яким чином будемо працювати надалі, які продукти будемо випускати. У нас утворився антикризовий штаб, який приймав дуже швидко рішення. Наприклад, одними із цих рішень були перемовини з орендодавцем (для того щоб зменшити орендну плату), мінімізація або повна відміна від таких послуг як кліринг та кейтерингові послуги (кава/чай для співробітників та гостей), пріоритезація підрядників.

 

Ми зараз активно використовуємо різноманітні IT інструменти для того, щоб перевести свою роботу в онлайновий режим. Наприклад, Zoom для зустрічей, додаток Slack для робочої комунікації, це послуги компанії і цифрового рішення Vchasno для підписання документів.

 

Усі ці рішення можуть йти саме від закупівельників. Саме вони можуть надати інформацію, яким чином ми можемо швидше відреагувати і більш гнучко пристосуватись до тієї ситуації, яка зараз є. Ось у цьому цінність закупівельників – прийти до керівництва і сказати: “Не переймайтеся. Так, ми зараз працюємо в онлайні, але ми зможемо мінімізувати наші витрати по таким статтям витрат. Можемо переговорити з постачальниками, зменшити або відтермінувати платежі. Ми можемо використати ось такі сучасні рішення, щоб безперебійно підписувати документи і працювати в такому ж режимі, як ми звикли”.

 

Кейс Tesla: яким чином закупівельники приносять додану вартість організації

 

На лекціях дуже вдалий приклад наводив Володимир Стецик, Член наглядової ради CEP та міжнародний експерт із закупівель, яким чином можна показати, що закупівельник приносить додану вартість організації. Якщо Ви є закупівельником в продовольчій організації, випускається новий продукт або продукт вже представлений у лінійці товарів, Ви можете збільшити продажі, якщо посилите маркетинг, тобто збільшите промо-активності. Тобто Тут ми говоримо про безпосередню вартість Вашого продукту. Звичайно, виручка буде зростати. І третій шлях – це якщо ви зменшите собівартість продукту. Саме на цьому шляху закупівельник може прокомунікувати свою цінність. Це той варіант, коли він може стати ключовою особою при досягненні цілі організації, тобто збільшення виручки.

 

Володимир Стецик наводить у своїй лекції дуже цікавий приклад компанії Tesla, яка перед випуском нового продукту, а саме автомобіля, який мав коштувати 35 тисяч доларів, але бути дуже гарним, відповідати вимогам клієнтів і цілям компанії по розвитку цього продукту. Першочергові розрахунки показували, що це є неможливим, оскільки за таку вартість досягнути намічених цілей щодо функціоналу даного автомобіля було майже нереально. І саме кооперація інженерів та закупівельників зробила можливим те, що цей продукт ми маємо саме за цю ціну з відповідною якістю та функціоналом. Тобто таким чином, конкурентну перевагу на ринку Tesla отримала завдяки технічним розробкам інженерів та закупівельникам з іншого боку, тому що вони зменшили собівартість даного товару. Тому активно використовуйте даний приклад щоб проілюструвати, яким чином Ви приносите додану вартість вашій організації.

 

Зараз дуже важливо закупівельникам говорити, що вони цінні, і посилювати функцію закупівель. Нині закупівельники зіштовхуються з новими ситуаціями, яких до цього в них не виникало.

 

Якщо брати в цілому як комерційний, так і державний сектор, вони перебувають у стресовій ситуації. Тому що на закупівлях багато роботи, люди працюють 24/7 для того, щоб забезпечити організації та роботу всього бізнесу. Зараз є дуже багато перемовин з контрагентами задля знаходження компромісів.

 

У сфері публічних закупівель досить сильно змінюється  законодавство, норми Закону про публічні закупівлі. Потрібно пристосовуватись, змінювати внутрішні політики, внутрішню гру.

 

Публічні закупівлі: звернути увагу на впровадження уповноваженої особи. Я дуже хотіла б підкреслити цю тезу, бо якщо Ви цього не спробуєте, якщо не оберете якийсь пілот (тобто певну одну закупівлю або категорію з декількох закупівель) і не проведете закупівлю уповноваженої особи, то Вам буде дуже важко пристосуватися, коли прийде ”час X” –  1 січня 2022 року, коли закупівельники повинні бути в обов’язковому форматі співпраці як уповноважена особа, а не тендерний комітет. Можу сказати, що саме пілотування – дуже гарна практика. Якщо Ви хочете щось спробувати, то обов’язково спочатку пропілотуйте це, подивіться на результати (які є мінуси, які плюси), це допоможе в подальшому більш ефективно та результативно використовувати ті, чи інші механізми.

 

Якщо брати уповноважену особу, тут Ви зможете подивитись, яких документів у Вас не вистачає в організації, можливо, є якісь посадові інструкції або процедури, які пристосовані суто під комітет. В такому разі пілот покаже, чого саме не вистачає для того, щоб спокійно розвивати цей інститут всередині Вашої структури і бути цілком готовими до 2022 року.

 

Ми робили опитування стосовно різних тематик і питань у сфері публічних закупівель разом із Департаментом регулювання публічних закупівель Мінекономіки. Із 1900 респондентів ми отримали певні результати, якими я хочу з Вами поділитися.

 

Перш за все, коли організації впровадили уповноважену особу, вони в середньому скоротили на 10% кількість невдалих процедур.  Це є дуже прекрасним показником. Також хочу звернути Вашу увагу що уповноважені особи в середньому на 2 години менше витрачають часу на допорогах та на 5 годин менше на надпорогових закупівлях. Це час, краще його присвятити Вашим рідним, Вашому розвитку або, якщо це стосується роботи, то якимось перспективам розвитку організації, налагодженню процесів. Тому це дуже гарний показник, яким можна оперувати стосовно впровадження уповноваженої особи.

 

Також, як ми всі знаємо, в більшості випадків, коли ми маємо тендерний комітет, здебільшого працюють секретарі, які на собі тягнуть усю цю роботу. Інші члени комітету є максимально присутніми на засіданнях, але, зазвичай, за дверима засідання комітету робота їх закінчується.

 

Навантаження секретаря тендерного комітету може бути оплачуваним саме завдяки впровадженню уповноваженої особи, тому що за результатами нашого опитування, коли ми запитували анонімно, більшість закупівельників працюють на закупівлях як додаткове навантаження (це щодо публічного сектору).

 

Тому щодо впровадження уповноваженої особи Мінекономрозвитку дуже популяризує, що це має бути оплачувана позиція, людина яка працює на повну ставку і саме займається закупівлями, поглиблює свої знання суто в цій сфері, а  бухгалтер-закупівельник-юрист, тому це також великий плюс до впровадження цієї позиції.

 

Також в результаті впроваждення уповноваженої особи скоротиться кількість осіб, які формально мають входити в комісію і піднімати руки, але по факту просто витрачають свій час, оскільки вони також працюють на якихось інших завданнях. Тому це також плюс, якщо ми все ж відходимо від тендерних комітетів, які формально голосують за те, що секретар підготував заздалегідь.

 

Щодо середньої кількості працівників, за нашими підрахунками, якщо брати в цілому по всій сфері закупівель, закупівельників, які повинні на всю ставку працювати, нині працює 4,5 осіб, але рекомендовано 1,4. Через що має бути зменшення: буде менше паперової роботи, людина фокусується на одному векторі думки, тобто працює над однією задачею. Це приводить до того, що певні процеси будуть стандартизовуватись, робитись не вперше, не з нуля, з шаблонами, і це прискорює роботу відповідного співробітника.

 

Як можна мотивувати безпосередньо закупівельників? 

 

У Центру вдосконалення закупівель є дуже гарний досвід, коли до нас приходили навчатися представники закупівельного сектору. Спочатку вони скептично дивились до навчання, бачили, що це додаткове навантаження, здебільшого, коли організації відправляють своїх співробітників провчитись на тому чи іншому курсі. Проте після навчання все змінюється.

 

Це дуже важливий пункт – мотивування навчанням. Не завжди це будуть премії (хоча це теж має місце бути), а от навчання, особистий розвиток, тенденція виростити із спеціаліста керівника, те що Ви цінуєте цю людину і вкладаєте в неї, Ви розумієте, що її розвиток приведе до розвитку компанії. Саме така комунікація є дуже здоровою практикою. 

 

Ще один бік спільного навчання – коли ми працюємо в організації, ми не дуже часто знаємо, чим займаються колеги, ми не працюємо над спільними завданнями.  У кожного свій проект, таким чином, ми знаходимось у певному вакуумному стані. Але коли приходять закупівельники навчатись командами, це дуже посилює розуміння слабких і сильних сторін своїх колег. Куди можна звернутись за тими чи іншими питаннями, не кажучи вже про командний дух.

 

Також не є поодинокими ситуації, коли закупівельники приходять навчатись і вони спочатку вивчаються на позиціях спеціалістів, а потім вивчившись, працюють над своїми проектами, отримують feedback від викладачів, презентують свої рішення керівникам і дуже швидко стають лідерами у своїй команді.

 

Також є гарна практика не брати людей з ринку. Ми, наприклад, виховуємо кадри всередині організації, тобто ми вкладаємо в тих людей, які вже працюють, які вже знають внутрішні процеси. Це ще один важливий тезис, який я хотіла підкреслити.

 

Будьте передбачуваними. Ефект стандартизованих шаблонів

 

Серед робіт, які робили наші студенти, є дуже багато прикладних речей, які будуть доцільні і для Вас сьогодні. Наприклад, створення стандартизованих шаблонів. Коли ми про це говоримо, це здається простою та тривіальною задачею, проте на неї ніколи немає часу. Задумайтесь над тим, як стандартизувати шаблони Ваших контрактів чи протоколів, чи інших необхідних для роботи документів. Ми бачимо, що ефект від створення шаблонів, однакових технічних вимог чи стандартів до робіт/послуг, які ми часто купуємо, є дуже великим.

 

По-перше, коли ми створюємо стандартизовані шаблони, ми таким чином пристосовуємо ринок, який з нами працює. до однакових передбачуваних умов. Звичайно, Ви можете їх переглядати, оскільки змінюється законодавство, потрібно додавати інші норми чи вимоги, але це одна логіка Вашої поведінки. І саме це подобається постачальникам, оскільки не потрібно кожного разу робити нові 30-50 довідок, записувати технічні вимоги Вам в тендери, питання чому Ви самі ці вимоги ставите. Будьте передбачуваними, таким чином Ви завоюєте гарну репутацію на ринку і це є великим плюсом.

 

Один із проектів, які дуже часто роблять студенти – стандартизовані шаблони документів, договорів або технічних вимог на повторювані закупівлі. Зверніть на це увагу, це може покращити роботу.

 

Внутрішній аудит та визначення очікуваної вартості.

 

Це дуже гарний інструмент, в першу чергу, для закупівельників, які  в публічній сфері. Потім вони матимуть можливість довести громадським організаціям чи органам контролю, чому саме така вартість була оголошена. Тобто Ви маєте певний підхід, розрозблена певна методика, і таким чином Ви апелюєте.

 

Якщо брати комерційний сектор, то це стосується внутрішнього аудиту, а також це дуже гарний тон (з точки зору розуміння вашого ринку). Очікувана вартість дає дуже багато меседжів Вашим постачальникам. Якщо вона є нереалістичною (завищеною/заниженою), то виникає дуже багато сумнівів і підозр в корупційній складовій. Тому очікувана вартість релевантна до умов ринку дає можливість показати, що Ви є достойними партнерами і розбираєтесь у тому, що закуповуєте. 

 

Отож, такі проекти студенти у нас робили і деякі з них потім лягли в основу методики, яка зараз затверджена в Мінекономрозвитку.

 

Залучення нових постачальників.

 

Думаю, кожен зіштовхувався із ситуацією, коли Ви як закупівельник маєте нижчу силу, ніж Ваш постачальник. Тобто постачальник, так сталося, є ситуативним монополістом. Аби перевести ваги у Вашу сторону, необхідно залучати нових постачальників. Це дозволить підвищити конкурентність на Ваших закупівлях.

 

Що це означає? Це означає, що ціна буде зменшуватись, оскільки декілька постачальників буде за вас “боротись”. І дуже багато проектів наших студентів було сконцентровано на те, як залучити постачальників до закупівель і покращити умови співпраці, договору та понизити ціну на товар.

 

Те саме стосується залучення іноземних закупівельників. Це особливо стосується великих закупівельників, які просто не мають альтернативи в Україні, і їм треба шукати партнерів в інших країнах, тому дані проекти також мають дуже великий ефект.

 

Онлайн навчальні активності від Центру вдосконалення закупівель 

 

Я хотіла б звернути Вашу увагу, що на сьогоднішній момент є дуже багато безкоштовних і платних навчальних активностей, які ми пропонуємо для закупівельників, щоб підтримати їх розвиток та зменшити навантаження на них.

 

Якщо брати сферу публічних закупівель, ми нещодавно публікували “Схеми процедур закупівель”. Це інтерактивний сервіс, де Ви можете ознайомитись з основними процедурами. Ми його робили за допомоги і порад Департаменту регулювання побічних закупівель Мінекономіки.

 

Також в нас є набір на платні сертифікаційні курси з підвищення кваліфікації фахівців та менеджерів закупівель.

 

Перший курс – це «Фахівець публічних закупівель». Він побудований повністю відповідно до нового законодавства, який ми маємо вже з 19 квітня. Тому якщо Ви не мали змоги зануритись в бездонне поле нормативних змін, Ви можете пройти даний курс.

 

Другий курс, на який триває набір – “Менеджер із закупівель”. Цей бізнес курс побудований безпосередньо на економічно-бізнесовій логіці закупівельного процесу. Тут ми говоримо про те, яким чином вести переговори, ми робимо більше ухил в категорійну стратегію, тому що і результатом Вашого навчання повинен бути проект – це створення категорійної стратегії.

 

Перший кус повністю побудований навколо публічних закупівель, другий курс “Менеджер із закупівель” – це саме створення категорійної стратегії і всі наші уроки побудовані, щоб дати вам знання і навички, які допоможуть Вам створити цей проект для вирішення проблем організації, у якій Ви працюєте.Курс “Менеджер із закупівель” буде релевантний як для комерційного сектору, так і для державного. 

 

У нас є, якщо я не помиляюсь, до 10 стипендій на курс “Менеджер із закупівель”. Ви можете за них поборотись, процес є для нас традиційний: Ви подаєте стандартні документи, резюме, мотиваційний лист, рекомендаційний лист; проходите співбесіду з нашим координатором; складаєте невеличкий онлайн-іспит; ми робимо рейтинг і за його результатами обираємо студенів-стипендіатів, які абсолютно безкоштовно проходять цей курс.

 

По завершенню курсів Ви отримуєте сертифікат про підвищення кваліфікації за спеціальністю “Менеджер із закупівель” або “Фахівець із публічних закупівель”. Ми маємо відповідну ліцензію Міністерства освіти для того, щоб робити подібні навчальні продукти.

 

Декілька порад для кращого пристосування до сьогоднішніх реалій 

 

Перш за все, комунікуйте із вашими постачальниками. Нині вони теж знаходяться в незручній ситуації, коли дуже багато замовлень втрачається. Вони слідкують за тим, як їхні контрагенти реагують на ці зміни. Тобто будьте гарними контрагентами – це також Ваша репутація на ринку. Думайте про довготривалу перспективу.

 

По-друге, Ви можете досить легко повідомити керівництву про необхідність автоматизації закупівельних процесів, якщо у Вашій організації досі цього не відбулося. У сфері публічних закупівель – прекрасно, що тендери проходять в електронній системі, але це не є повністю цифровізований процес закупівлі. Звичайно, там залишається дуже велика робота з точки зору документообігу та операційної роботи, тому зважайте на те, що зараз в світі є тенденція до заміни цих процесів цифровізацією. Відтак, ви можете перенести навантаження в цифрові рішення і скористатись умовами карантину для того, щоб прокомунікувати необхідність створення нових умов за допомогою цифрових додатків. 

 

Якщо ви фокусуватиметесь тільки на виконанні операційних завдань, то до вас довше доходитимуть інновації. Тому думайте куди ви хочете розвиватись, можливо, це взагалі не будуть закупівлі, але наперед думайте, що треба створювати цінність своїми ідеями, рішеннями та пропозиціями. Думайте на перспективу і також робіть висновки. Є багато прикладів, коли різні компанії робили закупівлі різних дезінфікуючих засобів в часи піку різних захворювань. Так от, вони зробили висновки та створили резерв. І на сьогоднішній момент вони почувають себе досить комфортно, не переплачуючи за відповідні товари. Перегляньте, яких засобів Вашій організації не вистачає критично. Це можуть бути засоби індивідуального засобу, продукти, послуги, без яких Ваша організація просто не може існувати. Не потрібно будувати додаткову будівлю для складу, але подумайте над критичними позиціями.  Винесіть урок із ситуації, яку ми сьогодні маємо.

 

Закликаю всіх рухатись далі, використовувати даний час максимально корисно, тому що, як ми знаємо, кожна криза – це нові можливості, і я бажаю щоб Ви не пропустили саме Ваші можливості.

 

На все добре, бережіть себе, здоров’я Вам та Вашим близьким.