Ірина Поворозник: Сценарії адаптації закупівельної стратегії в кризовій ситуації

7 квітня 2020

Підвищувати кваліфікацію онлайн та отримувати вичерпні відповіді від гуру закупівель у режимі реального часу – просто завдяки челленджу Центру вдосконалення закупівель KSE #TogetherAtHomeWithCep на офіційній фейсбук сторінці https://www.facebook.com/CEP.KSE/.

 

Так, 6 квітня о 18:00 у прямий ефір на тему “Сценарії адаптації закупівельної стратегії в кризовій ситуації” вийшла Ірина Поворозник, ex-Chief Procurement officer SEVERSTAL та викладачка СЕР.

 

Під час прямої трансляції Ірина розкрила такі питання:

 

  • Сьогоднішня ситуація – це сюрприз чи закономірність?
  • Першочергові дії функції закупівель у кризових ситуаціях.
  • Криза як найкращий час перевірки дієвості ваших категорійних стратегій.
  • Команда закупівель: як пройти тест на витривалість.

 

Запис даної трансляції Ви можете переглянути на нашій Фейсбук сторінці за цим посиланням: https://bit.ly/2Xyiux4. Ми ж публікуємо для Вашої зручності текстову версію ефіру з Іриною Поворозник.

 

Давайте почнемо. Мене звуть Ірина Поворозник, ще до недавнього часу я виконувала роль директора із закупівель компанії “Северсталь”. З січня 2020 року я  змінила роль у компанії, зараз займаюся проектною діяльністю. Ми разом з колегами працюємо над переглядом операційних процесів компанії у рамках підготовки до переходу на нову версію ERP системи, впровадження якої намічено на кінець 2021 року. Цікава задача, яка в тому числі включає закупівлі. Але, незважаючи на зміну діяльності та фокусу, я, звичайно, залишаюсь фанатом закупівель і всього, що пов’язано з цією професією, продовжую вести свій блог, присвячений закупівлям на Фейсбуці. Звичайно, мені є що розповісти про те, як в закупівлях я зі своєю командою проходила кризи. Хочу подякувати Центру вдосконалення закупівель Київської Школи Економіки за такий прекрасний формат.

 

Сьогодні мене попросили поговорити з Вами про те, як відділу закупівель управляти категорійними стратегіями і як їх швидко адаптувати в умовах кризи. Отже, сьогодні закупівлі, як і багато інших функцій, знаходяться на передовій. Це, звичайно ж, лікарі, які кожен день роблять героїчні звершення, також ІТ-сфера, яка в короткий проміжок часу розгорнула потужності для віддаленої роботи великої кількості користувачів, і, звичайно, закупівлі, які у подібних ситуаціях, опиняються на передовій у пошуках найнеобхіднішого для забезпечення безперебійного функціонування їх компаній. У першу чергу, хотіла б висловити свою подяку усім закупівельникам. Я на власному досвіді знаю, наскільки важко знайти правильні джерела постачання, реагувати швидко і злагоджено.

 

Щодо категорійних стратегій. Сьогоднішня ситуація цікава і корисна тим, що дуже наочно демонструє необхідність категорійних стратегій. Чому я так вважаю: в ідеалі, категорійна стратегія – це набір правил, і описання того, що і в кого Ви купуєте, які технічні характеристики і які можливі дії у випадку кризової ситуації.

 

Правда ж у тому, що на ранніх етапах розробки категорійних стратегій фокус спрямовано на найважливіші теми. На що йдуть найбільші витрати? Які основні умови роботи з постачальниками? Що ви купуєте у них? Який асортимент? У цей час тема опрацювання ризиків відкладається.

 

Часто хороші категорійні стратегії мають компанії, які працювали декілька років над цим і додали до категорійної стратегії розділ “Аналіз ризиків”. Нещодавно у своєму блозі про закупівлі я опублікувала пост, який містить дуже багато корисної інформації на сьогоднішній день, присвячений аналізу ризиків у закупівлях.

 

Сьогоднішні події стали неочікуваними для багатьох. Ми розуміли певну сукупність можливих ризиків, але такі ризики, як вплив на здоров’я людини на постачання, залишаються недоціненими. До речі, у досліджені компанії Resilink ризик Human Health визначений. І визначений він достатньо давно, адже звіт за 2017-2018 рік. У Resilink виділяють такі основні ризики серед тих, що часто трапляються: вплив M&A на ланцюг постачання; аварії на виробництві. Але якщо уважніше придивитись до звіту, то такі ризики як землетруси, пожежі, і в тому числі Human health – мають найбільший вплив.

 

Ми можемо припускати, що знаходимося на території, яка не дуже вразлива до природних явищ і катаклізмів, до того ж, ми не пам’ятаємо епідемії подібного масштабу у нас, саме тому нехтуємо подібним ризиком. Але, як ми бачимо, це можливо і відбувається без попередження. Багато хто називає це явище “Чорним лебедем”. Але  так називають явище, яке неможливо було передбачити, або те, про яке ми не підозрювали.

 

Нещодавно у інтерв’ю Нассім Талеб, автор “Чорного лебедя”, зауважив, що сьогоднішня ситуація з пандемією не має нічого спільного з Чорним лебедем, тому що він це передрікав ще у книзі. Багато лідерів думок попереджали людство, що ризик Епідемії є одним із найбільш недооцінених ризиків нашого часу. Зараз ми можемо усе це спостерігати.

 

Отже, що нам потрібно робити в цій ситуації.В ідеалі, якщо у Вас є детально розроблена категорійна стратегія, ризик епідемії там врахований. Ви розумієте, як можете змінити джерело постачання, які будуть подальші дії, але в ситуації, коли в багатьох країнах зупиняється транспортне сполучення, такий сценарій дуже важко передбачити. Будь-який план під загрозою. Що нам робити, якщо ризик наступив, і ми до нього не готові? Якщо стратегія не допрацьована, немає альтернативних джерел постачання,  у нас немає спеціальних домовленостей з постачальниками у випадках кризи. Потрібно визначити, що робити в першу чергу. Можна навести приклад базових інстинктів – “Завмерти. Бити. Бігти”. Саме у цій послідовності. Але, сподіваюсь, до “Бігти” не дійде.

 

Під “Завмерти”, я маю на увазі не робити різких рухів. Незважаючи на те, що рішення потрібно приймати швидко, вони повинні бути обдуманими і обгрунтованими аналітично. Коли прилітає мільйон запитань кожен день,  всі чекають інформацію про поставку антисептиків, масок і т.д., значно важче діяти в умовах стресу. Це знижує нашу здатність працювати нормально і ми можемо допускати значні помилки.

 

Саме тому потрібно налаштовувати команду на швидкі, але обдумані дії та рішення. Адже на цих рішеннях буде базуватись подальша робота у довгостроковій перспективі. У стресовій ситуації легко перевірити на стійкість як працівників, так і постачальників. На перше місце виходять прості операційні дії. Тобто треба швидко провести аудит всіх поставок і всіх планів закупок на найближчий час. Необхідно виділити критичні поставки і зрозуміти, що відстежувати у ручному (постійному) режимі, а що може почекати. Виділити, по яким поставкам Вам потрібно заручитись додатковим гарантуванням виконання забов’язань як з Вашої сторони, так і зі сторони постачальника.

 

Ранжування постачальників по критичності співпраці. Вам потрібно буде приймати непопулярні рішення, і в багатьох моментах передомовлятись про умови постачання. Важливо відразу скоординуватись з фінансовою службою, звернути увагу на cash-flow. Дуже важливу роль грає використання фінансових інструментів, таких як наприклад, факторинг, задіяти електронний документообіг як один з найважливіших помічниківв умовах обмеженого пересування на карантині. Сьогоднішня ситуація – це поштовх до автоматизації не тільки в закупках, але і в інших процесах документообігу Вашої компанії.

 

На основі цього аналізу потрібно скласти швидкий план дій. Ми призупиняємо деякі поставки, ми посилюємо контроль, ми застосовуємо додаткові гарантуючі інструменти, ми можемо відмовитись від деяких проектів. Тут вступає в силу загальний розроблений компанією сценарій.

 

Також хорошою практикою є створення спеціального штабу, який складається з керівників основних підрозділів та керівників компанії  для прийняття скоординованих рішень, необхідних Вашій компаній. Але найважливіше – це інформування всіх сторін. Ваші контрагенти повинні повністю розуміти, що у Вас відбувається. Тому що вони в такій самій ситуації, і Вам потрібно розуміти, як зберегти не тільки Вашу команду, а й Вашу базу поставок, Ваших партнерів. Потрібно про це пам’ятати, тому що рано чи пізно криза закінчиться, а ланцюги постачання Вам потрібно зберегти. Тому критерії пріоритезації достатньо універсальні. В першу чергу, все залежить від критичності самої категорії або унікальності Вашого постачальника або його компетенції.

 

Також важливо пам’ятати про політичну складову рішення. До прикладу, Ви працюєте над інноваційним продуктом спільно з Вашим контрагентом, але в період кризи такі проекти часто призупиняються, вся увага на поточній операційній діяльності. Тому потрібно ретельно обирати проекти, від яких дійсно потрібно відмовитись і які потрібно залишити. Деякі проекти можуть бути архіважливими для стартапів, для їхнього подальшого існування як Вашого партнера. Приймати рішення потрібно, враховуючи довгострокову перспективу.

 

Хочу окремо звернути Вашу увагу на якості Вашої інформації. Якщо дані про Ваші закупівлі структуровані в електронних системах, тобто Ви можете вигрузити кожну окрему операцію та інформацію про неї, тоді створення плану дій – питання буквально декількох годин або днів. Звичайно, зараз Вам потрібно буде працювати з тим, що є, але це повинно стати поштовхом, щоб зробити таку систему структурованих даних про закупівлі.

 

Я, наприклад, за останні 10 років пам’ятаю дві ситуації, коли весь ринок масово шукав антисептики і маски. Наявна ситуація не нова. , не було такого масштабу, але компанії намагались забезпечити безпеку своїх робітників, і проблема з запитами на закупівлю масок була. Сьогодні компанії не мають страхового запасу масок, який міг би за дешево обійтись в буденний період. Тому мати такий запас вигідно, навіть якщо він не використовується багато років. Потрібно сприймати цей період як нагадування про те, що багато речей і справ ми відкладаємо. Не нехтувати малоймовірним ризиками, такими як епідемія. Ще в жовтні ми думали, що події у Китаї нас не стосуються, але виявилось, навпаки. Пригадайте як Ви діяли в попередні кризи, які уроки Ви тоді запам’ятали.

 

Коли ми говоримо про наступний інстинкт “Бити”, тут важливо, наскільки швидко Ваша команда готова діяти. Швидке коригування документів, домовленостей з постачальниками, переписування планів закупівель. Особливо це важливо для компаній, які працюють з державними закупівлями. Слід мати чітко розподілені обов’язки для ефективної роботи співробітників. Це економить їх ресурси у період стресу і показує напрям. Після завмирання, обдумання дій усе це має швидко перетворитись у плани. Швидко розмістити поставки, швидко коригувати, здійснювати додатковий контроль поставок, що так само займає додатковий час, швидко змінити маршрути, швидко керувати запасами. Транспортне сполучення зберігається, тому потрібно братись до справи вже зараз. Ще раз необхідно придивитись до страхових запасів, тому що ланцюги постачання порушені. Звичайно, зберігання запасних частин затратний процес, але тут потрібно шукати золоту середину, зрозуміти, що для Вас критично необхідно, і подивитися, як Ви формуєте ваш страховий запас.

 

“Бігти”, як я казала раніше, не хотілось би обговорювати. Та ситуація, яка склалася, це не шторм. У нас вантажі доставляються, постачання працює, виробництво, при належних заходах безпеки, має продовжуватись. Але, без сумнівів, нас чекає значний спад, і Слава Богу, у нас немає такої ситуації, при якій щось зруйновано катаклізмами або війною.

 

Тому відновлення колишнього рівня активності – питання часу. Так, маленькі компанії ризикують не вижити, але стійкі, гнучкі компанії залишаться. Ті, хто швидко зреагує, перепрофілює виробництво на товари з вищим попитом. Це також вплине і на великий бізнес. Зараз ми можемо спостерігати, що автомобільні заводи призупиняються, те ж саме стосується будівництва, металургійної галузі. Варто обрати, кого ми підтримуємо – це задача закупівель. Зміни умови оплати, збільшення авансу з додатковим гарантуванням – це все можливі і необхідні кроки, хоч і не дуже популярні. Приймаючи рішення по окремих контрагентах і поставках, потрібно координувати процес з фінансовою службою і з іншими відділами.

 

На що варто звернути увагу в середньо- і довгостроковій перспективі. По-перше, якщо Ви раніше не займались категорійними стратегіями, тоді саме час почати. У важкі часи категорійні стратегії виступають хорошим орієнтиром. Очевидно, що тільки при умові, коли вони детально пропрацьовані і містять відповіді, що робити під час кризи. Саме зараз Ви побачите, чого не вистачає Вашій категорійній стратегії. Будь-які прогнози можуть бути помилковими, і все не прорахуєш. На щастя, є багато допоміжних джерел інформації, які можуть доповнити наші знання і методи. Наприклад, вище згадані сформовані звіти, де вже перелічені можливі ризики. Більше немає відмовок про те, що ризик малоймовірний, на прикладі епідемії ми побачили, що вплив ризику широкий і обійти його неможливо.

 

Належить зберегти знання і досвід, який Ви отримаєте після кризи та проаналізувати їх по закінченню. Краще почніть це робити одразу, це допоможе Вам у прийнятті подальших рішень. Як ми бачимо, з посиленням глобалізації кризи трапляються все частіше. Якщо Ви раніше не стикалися з використанням фінансових інструментів, знову ж таки, прийшов для цього час.

 

Мені сподобався приклад з купівлею маски, який розповідав попередній спікер Олексій Громико, коли він придбав поспіхом маски, а виявилось, що вони не підходять по розміру. Аналогічно в закупівлях, коли ми знайшли товар, зраділи, а виявилось, що це не те. Під час кризи потрібно в два рази посилювати контроль якості й бути на сторожі, тому що в цей період активізуються шахраї та  недобросовісні постачальники. Пам’ятаємо також про кібербезпеку. Ризики пов’язані з фішингом, зміною реквізитів без Вашої згоди, завжди присутні. Діяти потрібно швидко, але сплановано. Плануємо, потім діємо. Мобілізація команди означає не тільки згуртовану роботу, а й наявність плану дій. Це економить ваш ресурс.

 

Що ще варто зробити? Зменшити бюрократію. У Вас виникає необхідність перерозподілу ресурсів, щоб виконувати завдання, які дійсно важливі для компанії і є життєво необхідними. Слід давати ширші повноваження для прийняття рішення окремим категоріям робітників, тому що часу на рішення все менше. Працювати на результат, з наступним аналізом допущених помилок. Слід забезпечити неперервну роботу. Перегляньте, чи можете Ви використати цю ситуацію, щоб зменшити бюрократію.

 

Ще одна цікава тема – це обсяг Ваших електронних закупівель. Я думаю, багато хто вже переконався у перевагах електронних конкурсів. До речі, один цікавий показник, який я виділила з розмов з колегами: якщо Ви проводите електронні торги не в один етап, а в два, то на другому етапі можете отримати додатково 4-6% економії. А якщо другий етап – редукційний (з торгами на пониження ціни), тоді економія досягає у середньому – 10%. Тобто окрім швидкості, яку Ви отримуєте за рахунок електронних операцій, маєте ще додаткову вигоду. Інформація прозора і кожен постачальник одразу бачить оптимальну пропозицію. Це значно спрощує систему торгів і перемовин.

 

Наостанок хотілось би сказати три речі: спокій, здоровий глузд і креатив. Дуже важливо підтримувати один одного. Пам’ятайте, що навколо Вас живі люди, всі вони перебувають у стресі. Я навіть думаю додати до категорійних стратегій розділ “План моральної підтримки”, це точно не завадить. Адже це економить ресурси, і при зниженні об’єму стресу робота стає продуктивнішою.

 

Криза – це не час довгих нарад, але при цьому потрібно постійно підтримувати комунікацію з усіма, щоб кожен розумів, що відбувається. Я бажаю всім закупівельникам пройти цей період з мінімальним стресом. Пам’ятайте – ви робите важливу справу, і є незамінними.

 

Keep calm and stay Pro #TogetherAtHomeWithCEP