Андрій Ковальов: Підготовка закупівельників до переговорів

23 квітня 2020

Правильно підготуватися і провести ефективні переговори з постачальниками – це надважливе вміння для кожного закупівельника-супергероя, особливо в турбулентний час, коли грамотна оптимізація закупівель може врятувати людей від скорочень.

 

Саме тому пряма трансляція №7 із гуру закупівельної галузі була присвячена темі підготовки закупівельників до переговорів. Дякуємо Андрію Ковальову, керівнику бізнес-консалтингу Kyiv School of Economics та викладачу СЕР за розкриття такої надважливої і актуальної у турбулентні часи теми, адже Ваш успішний результат переговорів із постачальниками може врятувати людей від скорочень.

 

Публікуємо для Вас текстову версію трансляції із Андрієм Ковальовим.

 

“By failing to prepare, you are preparing to fail”

Benjamin Franklin

 

У нинішній час позитивний результат Ваших переговорів із постачальниками може врятувати людей від скорочень і допомогти всій організації пройти кризовий час. Оскільки закупівельники при оптимізації витрат підприємства мають домовитися про мінімально можливу ціну, або відстрочку оплат на період карантину, а постачальники, зі свого боку, зацікавлені у збереженні вихідних цін і обсягів замовлень, до таких переговорів слід ретельно готуватися, продумуючи кожний можливий сценарій, як найгірший, так і найкращий, продумати кожний свій меседж залежно від відповіді Вашого постачальника, а перед зустріччю, коли Ви готуєтесь до переговорів зі своєю командою, – домовитися з кожним учасником перемовин з Вашої сторони хто, про що і в якому порядку говорить, як відповідає залежно від ходу зустрічі.

 

Отже, як підготуватися до переговорів.

Планування та підготовка до переговорів складаються з двох основних етапів:

  1. Розробка переговорної позиції на основі попереднього аналізу ринку та категорійної стратегії.
  2. Розробка story-line та сценаріїв поведінки.

 

Ви маєте продумати мінімально можливий і максимально можливий результат переговорів, передбачити розвилки, тобто куди може направлятись розмова залежно від відповідей контрагента на ключові питання.

 

Наступний важливий крок – це візуалізація Вашого співрозмовника. Якщо Ви не знаєте людину особисто, зберіть інформацію щодо її віку, соціального, сімейного, фінансового статусу, звичок, уподобань, характеру. По можливості знайдіть фото. І починайте репетицію переговорів, звертаючись до цього візуалізованого образу. Що ви кажете, дивлячись у очі. Намагайтесь передбачити, як людина відреагує на Вашу ключову інформацію. Так Ви будете підготовлені до переговорів у тому числі психологічно.

 

Слід враховувати, що у нинішній турбулентний час переговори є стресовим процесом як для покупця, тобто у випадку із закупівельною сферою – Вас, так і для продавця, тобто Вашого постачальника. Для Вас найкращий результат – домовитися про мінімальну можливу ціну, або про можливість не платити за послуги, які стали не актуальними на час карантину (це стосується, до прикладу, оренди офісу, який на час карантину є пустим) або про відстрочку платежів до кращих часів. У той же час Ваш постачальник для того, щоб зберегти робочі місця своїх співробітників і вистояти під час кризи, зацікавлений у збереженні максимально можливих надходжень навіть у випадку, якщо не може об’єктивно виконати умови договору і забезпечити прописані обсяги і строки поставок. Звичайно, за контрактом можна посилатися на форс мажор, але слід пам’ятати, що криза мине, а зруйнована репутація не відновиться. Тому при підготовці до переговорів слід враховувати не тільки короткострокові цілі, а й довгострокову перспективу, аналізувати ринок, категорійні стратегії, стратегію організації, мету і розвилки.

 

Для чого потрібно під час підготовки до переговорів аналізувати ринок як глобальний, так і внутрішній? Таким чином Ви зможете зрозуміти тренди, що відбувається на ринку, чи існує належна заміна Вашого постачальника у негативному випадку, або ж, навпаки, конкуренція зросла і ціни змінилися. Ви будете розуміти, на переговорах Ви маєте сильну позицію чи ні і так само – яку позицію має Ваш співрозмовник. Він Ваш партнер у даній переговорній ситуації чи опонент.

 

При підготовці мінімального і максимального з можливих сценаріїв варто співвідносити позиції постачальника і Вашої організації як закупівельника у переговорів. До прикладу, якщо внаслідок аналізу ринку Ви зрозумієте, що знаходитесь у сильній позиції (у вас – велика доля ринку покупців, в той час як у постачальника відносно мала доля ринку серед багатьох конкурентів), Ви можете використовувати по максимуму наявність і зростання конкуренції між постачальниками. Коли Ви володітимете даними, інформацією (наприклад, про недавні проблемні контракти постачальника) та цифрами (наприклад, щодо динаміки собівартості складових продукції та/або послуг постачальника), Ви можете проводити переговори з позиції сили.

 

Якщо Ваш постачальник є пріоритетним для Вас і він це розуміє, і так само добре підготується до переговорів, проаналізувавши ринок і знайшовши нові можливості, Ви зможете під час переговорів шукати разом з постачальником нові синергії і спільні стратегічні переваги від подальшої співпраці.

 

Також, розуміючи, що нинішня криза торкається як закупівельника, так і постачальника, Ви можете з позиції партнерів домовитися про спрощення управління витратами, зменшення витрат часу і робочої сили (наприклад на паперові звіти і переведення в онлайн). Таким чином, у Вас з’явиться більше ресурсів на пошук ефективних рішень на основі аналізу даних.

 

Четвертий сценарій – це перегляд або зменшення попиту. Даний сценарій може бути як вигідним для Вас так і ні – залежно від категорійних стратегій, ранжування важливості постачальника і товарів чи послуг, які він постачає.

 

Отже, після побудови загального розуміння ринку, аналізу внутрішнього і глобального ринків, у нинішній турбулентний час потрібно побудувати постійну комунікацію з представниками ринку. Варто розуміти, що усіх гравців більш за все лякає відсутність інформації. Тому переговори, з будь-якою Вашою переговорною пропозицією для постачальників – це кращий варіант, ніж відсутність інформації. Оскільки у кризовій ситуації опинилися усі гравці, потрібно будувати переговори з постачальниками не як з опонентами, а як з партнерами, у яких, як і у Вас, однакова задача – пройти цю кризу.

 

Тому у першу чергу пріоритизуйте постачальників. Складіть перелік з постачальників та виробників. Напишіть довгостроковий перелік інтерв’ю та переговорів, які можна ефективно проводити онлайн завдяки ІТ інструментам. Та побудуйте платформу для обміну інформацією.

 

Якими мають бути основні кроки при побудові сценаріїв поведінки на переговорах.

  1. Детально пропишіть логістику (місце, час, перерви)
  2. Створіть приблизний портрет співрозмовника, його цілі
  3. Випишіть основні тези, створіть базовий storyline
  4. Змоделюйте попередній сценарій переговорів, візуалізуйте перебіг та стиль переговорів
  5. Продумайте можливі альтернативні сценарії розвитку подій, вашу реакцію
  6. Порепетируйте висловлювання основних тез, налаштуйтесь ментально

 

При цьому керуйтеся основними принципами:

  1. Зробіть основний акцент на спільних цілях, розкажіть про вигоди від угоди та Вашої переговорної пропозиції
  2. Намагайтеся шукати компроміси, задавайте уточнюючі питання, практикуйте активне слухання
  3. Використовуйте факти (сторілайн), ранжуйте аргументи по силі, починайте зі слабких і закінчуйте сильними

 

Ці принципи і кроки допоможуть Вам підготуватися до переговорів та, як наслідок, підвищити свої шанси на позитивний результат. Пам’ятайте, що зараз від Вашої підготовки залежить конкурентоспроможність організації та її спроможність вийти з кризи. Тому не нехтуйте жодним пунктом підготовки до переговорів – як аналітичним блоком, так і психологічною і моральною підготовкою.

 

Звичайно, у нинішній час дуже часто нестандартний формат проведення переговорів із використанням таких програм як Зум або Скайп бізнес, може додати невпевненості. Тому раджу Вам також прорепетирувати і технічну сторону проведення переговорів – освоїти необхідні програми, навчитися управляти та адмініструвати онлайн конференції. Наприклад, я сьогодні вперше практикую прямий ефір зі сторінки СЕР у Фейсбуці. Але, як бачите, я готовий, у мене є презентація, все працює, і я постійно дивлюся в екран. ЦІ моменти також впливають на успіх, тому попросіть колег чи членів сім’ї допомогти Вам, потренируйтесь, і Вас чекатиме позитивний результат.

 

Успіху! Keep calm and be #TogetherAtHomeWithCEP