Коронакриза стала каталізатором для виходу функції закупівель в організаціях на перший план, – результати Опитування Лідерів Закупівель України 2021

30 квітня 2021

29 квітня відбулася презентація результатів Опитування Лідерів Закупівель України 2021. Це перше в Україні опитування керівників закупівельної ланки.

Головними висновками та інсайтами дослідження поділилися його автори: Наталія Шаповал, віце-президентка департаменту політико-економічних досліджень Київської Школи Економіки, Олександр Водотика, керівник служби закупівель та постачання, Центральна Європа Австрія, Угорщина та Корпоративні сервісні центри міжнародної компанії Кока-Кола Хелленік,  Руслан Громов’юк, партнер Оджерс Берндтсон Україна, Назар Фармага, директор департаменту консалтингу “Делойт” в Україні та Зоя Чечуліна, експертка з комплаєнс та закупівель.

Зокрема, Наталія Шаповал, віце-президентка департаменту політико-економічних досліджень Київської Школи Економіки, розповіла про вагоме місце, яке закупівельники займають в організаціях та як представлені закупівельники в управлінських командах: “В нашій вибірці близько 30% керівників функції закупівель підпорядковуються або виконавчому, або генеральному директору. 20% підпорядковуються фінансовому директору. Є й інша цікава цифра, яка свідчить про важливість закупівельної функції – у 66% комерційних компаній закупівельна функція централізована, ще третина частково централізована. Отже, СРО, тобто головний закупівельник підпорядкований  топ-менеджменту компанії, але частина закупівельників мають матричне підпорядкування. Крім того, це інколи підпорядкування на кілька країн у випадку міжнародної компанії. З природи централізації важливо зазначити, що це дуже аналітичні функції, вони багато працюють із процесами і стандартами, саме тому централізація і відбувається”.

“В частині опитника, який був присвячений технологіям і їхній ролі в закупівлях, ми отримали дуже цікаві і дещо несподівані результати, особливо, якщо порівнювати їх із тенденціями на європейських ринках. Якщо говорити про здобутий рівень – процедурні закупівлі, які пов’язані із проведенням тендерів, контрактуванням та проведенням оплат, – 46% респондентів відзначили, що технології так чи інакше вже виконують свою роботу для оптимізації процесів. Найгарячішими пріоритетами наших учасників, в які вони інвестують свій час та зусилля вже цього року, виявилася програма розширення документообігу. 69% учасників відзначають серед пріоритетів не тільки запровадження документообігу всередині компаній, а також розширення технологічних рішень для постачальників і партнерів зовні. Приємно було відзначити, що наші учасники починають задумуватись над тим, як адресувати складні закупівлі малої вартості. Тому близько 30% наших респондентів відповіли, що вони вже хотіли б подивитися в напрямку управління каталогами. Очікування від таких програм – це збільшення швидкості, реакція і гнучкість служби закупівель, прозорість управління процесами і також зменшення операційних витрат”, – такими результатами дослідження поділився Олександр Водотика, керівник служби закупівель та постачання, Центральна Європа Австрія, Угорщина та Корпоративні сервісні центри міжнародної компанії Кока-Кола Хелленік.

Руслан Гомов’юк, партнер Оджерс Берндтсон Україна: “Керівники закупівельних функцій в цьому році зіштовхнулись з викликами, які раніше не зустрічалися. Ключовий виклик полягає в тому, яким чином мотивувати, відбирати та організовувати роботу віддалених команд, як в умовах підвищеного навантаження зберігати здатність виконувати завдання, коли при цьому кількість людей зменшується. На думку наших респондентів, відбувається зміна фокусу від експертності, яка спостерігалася до цього, у бік більшої універсальності спеціалістів, які є в команді. Проблема, з якою не доводилося раніше зустрічатися – це проблема ментального здоров’я. Тому що в умовах, коли немає персонального контакту між людьми, немає можливості ділитися своїм досвідом, працівники лишаються наодинці зі своїми внутрішніми проблемами. Тому потрібно шукати і опановувати нові інструменти, за допомогою яких можна подолати ці управлінські виклики.”

“Ключова задача закупівельників – забезпечити поставку, якість продукції і своєчасність. Забезпечивши ці функції, для закупівельника важливо перейти до процесу аналізу впливу своєї діяльності на EBITDA і на робочий капітал компанії. Щоб це зробити, в першу чергу запорука операційної ефективності – це побудувати хороший зв’язок з бізнесом, зрозуміти, що йому потрібно і організувати цей процес. Після цього ми можемо перейти до певних мір операційної ефективності, таких як економія, аналіз залишків тощо. Налогодивши процеси, задача займатися 50+% часу стратегією. Наше дослідження показує, що зараз, на жаль, зовсім не так. Саме в стратегії є ключова ефективність, ключова ефективність і ключове партнерство з постачальниками” – розповів Назар Фармага, директор департаменту консалтингу “Делойт” в Україні.

Зоя Чечуліна, експертка з комплаєнс та закупівель, поділилася наступними результатами дослідження: “Виклики, з якими зіштовхуються закупівельники, такі самі, як і виклики бізнесу загалом. По-перше, це економічна ситуація, наслідки ковіду та управління ризиками. Відповідно пріоритети для закупівель – це підтримка бізнесу шляхом оптимізації витрат, операційної ефективності і мінімізація ризиків. Криза насправді показала, що для закупівельників це стало гарною можливістю довести і продемонструвати цінність для бізнесу, що це не просто сервісна функція, а це бізнес партнер. Власники бізнесу на мережі постачання і на закупівлі зокрема дивляться зараз по іншому. Власне закупівельники вийшли на перший план. Це був чудовий момент і це стало каталізатором подальшого розвитку кросфункціональної співпраці, щоб бути партнером за столом переговорів і з точки зору формування стратегії, і з точки зору принесення інновацій від постачальників, і зростання бізнесу за допомогою функції закупівель”.

Отже, респонденти дослідження підкреслюють, що основними викликами для них є на цей рік економічна нестабільність і ситуація з карантином. Основний фокус в роботі керівників функціями закупівель – це управління ризиками і зменшення витрат безпосередньо їхніх організацій шляхом покращення операційної ефективності та інших нових методів. Основний підхід до організаційної структури в такий тяжкий для всіх час є саме централізація таких повноважень, за допомогою якої можна приймати швидкі ефективні рішення. 

Організаторами цього дослідження є Центр вдосконалення закупівель Київської школи економіки у партнерстві з компаніями «Deloitte» в Україні та Odgers Berndtson. Ініціаторами та координаторами проекту виступили Олександр Водотика та Зоя Чечуліна, засновники професійної платформи #ПрактикиДляПрактиків.