Щоб допомогти Вам швидко пристосуватися до змін та налагодити роботу в умовах карантину, Центр вдосконалення закупівель Київської Школи Економіки розпочав на своїй Фейсбук сторінці https://www.facebook.com/CEP.KSE/ челлендж #TogetherAtHomeWithCEP – серію прямих ефірів на важливі та актуальні теми з гуру закупівельної галузі країни.
Так, 30 березня у прямому ефірі була Ярослава Дуброва, юрист, консультант у сфері публічних закупівель та викладач СЕР. Менш, ніж за добу, дана трансляція набрала понад 3000 переглядів. Повний запис ефіру з Ярославою Дубровою можете переглянути за цим посиланням: https://bit.ly/3bZZ4oQ
Публікуємо для Вас покроковий конспект рекомендацій Ярослави Дубрової. Отже, як організувати роботу, які зміни у документи і процеси внести, якими сервісами і як правильно користуватися, щоб у секретаря і голови тендерного комітету (далі – ТК) не боліла голова, а всі рішення ТК успішно проходили можливі в майбутньому перевірки і були в межах чинного законодавства?
Яким чином здійснювати взаємодію керівництва і працівників в період карантинних заходів?
Держпраці рекомендує здійснювати взаємодію керівництва і працівників в період карантинних заходів наступним чином.
Можна відправити працівників у щорічну і додаткову оплачувану відпустку, але треба зробити це правильно. Ви як працівник повинні надати згоду на перенесення такої відпустки саме на період карантинних заходів.
Можна відправити працівників в неоплачувану відпустку. Однак відповідно до тих змін, які маємо на сьогодні, дні додаткової відпустки не повинні включатися в ті 15 днів законодавчих, які передбачені у ч. 4 ст. 84 КЗпП України (Кодекс законів про працю України) і ч. 3 ст. 26 Закону України від 15.11.1996 № 504 “Про відпустки”, і також це має бути за згодою працівника.
Також Держпраці рекомендує встановити працівникам з погодженням з ними неповний робочий день або неповний скорочений тиждень. Такі зміни в істотних умовах праці повинні бути погоджені також з профспілковою організацією, якщо така є у вас на підприємстві.
Для працівників, у тому числі закупівельників може бути запроваджено тимчасово дистанційну надомну роботу. До речі, в Україні ще чинні деякі нормативно-правові акти (далі – НПА) Радянського Союзу. Зокрема, Державний комітет Радянського Союзу з праці і з соціальних питань видав Постанову від 20 вересня 1981 року № 275/17-99 “Про затвердження положення про умови праці надомників”. Як виявляється, така постанова є, вона на сьогоднішній день чинна і Держпраці рекомендує керуватися цим НПА при оформленні такої роботи. Звичайно, усе має бути за згодою працівника і має укладатися відповідний трудовий договір між роботодавцем і працівником про виконання роботи на дому.
Згідно з даною постановою, не всі працівники можуть підпадати під суб’єкт, до якого застосовується постанова № 275/17-99. Але ті, хто отримують завдання з виконання певних документів, звітів, висновків, – підпадають. Отже, можемо підвести під цю постанову роботу тендерного комітету та уповноваженої особи (далі – УО), тому що вони готують відповідну документацію. Ми, тендеристи і закупівельники, можемо керуватися цією постановою в своїй роботі.
Примітка.
Зауважте, що на момент прямого ефіру ще не був чинним новий Закон України від 30.03.2020 № 540 (набрав чинності 02.04.2020, далі – Закон № 540), який вніс зміни, зокрема, до ст. 60 КЗпП України, урегулювавши на рівні Кодексу питання гнучкого режиму робочого часу та дистанційної (надомної) роботи. Тож нині враховуйте і ці зміни.
Також керівництво може оголосити простій. Звичайно, працівники отримуватимуть на час простою кошти – ⅔ від тарифної сітки.
Якщо всі ці заходи не можуть влаштувати роботодавця, тоді працівникам слід продовжувати виходити на роботу, але обов’язково з дотриманням карантинних заходів. Тобто роботодавець безкоштовно повинен забезпечити своїх працівників відповідними засобами захисту: масками, рукавичками, дезінфекційними засобами.
Чому важливо оформити роботу закупівельників на дому?
Якщо ви будете працювати на дому, але будете оформлені при цьому як працівник, якого роботодавець відправив за Вашою згодою у відпустку, і будете при цьому виконувати свої функції як працівника і члена комітету, тут можуть бути негативні наслідки. Документи, які будуть підписані під час Вашого звільнення від виконання обов’язків, можуть бути поставлені потім під сумнів.
Якщо ви будете під час оформленого лікарняного підписувати документи і протоколи, вони також можуть бути поставлені правоохоронцями під сумнів як недійсні. Тому рекомендую виконувати свої робочі функції тільки у тому випадку, якщо між вами і роботодавцем є домовленість, що ви не звільнені від виконання своїх службових і посадових обов’язків, не пішли у відпустку, а працюєте на дому.
Як правильно оформити надомну роботу закупівельників?
Ми вже говорили про Постанову від 20 вересня 1981 року № 275/17-99 “Про затвердження положення про умови праці надомників”. Рекомендую додатково видати наказ по організації про використання електронного документообіг, оскільки Вам треба буде погоджувати протоколи засідань тендерного комітету, голосувати, підписувати відповідним чином протокол.
Крім наказу про використання електронного документообігу, також потрібно внести зміни в Положення про тендерний комітет або у Положення про УО, дивлячись хто у вас займається закупівлями.
Закон “Про публічні закупівлі” передбачає, що закупівлі може проводити як ТК, так і УО. Рекомендую керівникам, які не хочуть вводити УО, зменшити склад ТК до 5 осіб, які працюють на дому, щоб легше було оформлювати документи. Все ж таки раджу подумати про введення УО для термінових закупівель, навіть не пов’язаних з антивірусними заходами.
Для антикоронавірусних закупівель введіть уповноважену замовником особу. Ця особа може бути одна і та сама що для закупівель по Закону 922, що для анти коронавірусних закупівель. Але одні закупівлі вона буде проводити як УО в публічних закупівлях, а інші, антикоронавірусні – як УЗО за 225ою Постановою.
У відповідних положеннях пропишіть хоча б короткий порядок, як буде відбуватися засідання, якщо це ТК, або як має працювати УО на дому. Зокрема, зміни робочого графіку потрібно внести у правила внутрішнього трудового розпорядку або в правила службового розпорядку, якщо це державна служба.
Примітка.
З урахуванням змін, внесених Законом № 540 до ст. 60 КЗпП при дистанційній (надомній) роботі працівники розподіляють робочий час на свій розсуд, на них не поширюються правила внутрішнього трудового розпорядку, якщо інше не передбачено у трудовому договорі”.
Пропишіть, як саме відбуватиметься аналіз документів, за допомогою яких електронних засобів, як буде відбуватися голосування за прийняття рішення. Якщо Ви призначите УО, тут легше, оскільки вона сама прийматиме рішення.
У випадку з ТК варто, щоб, по-перше, було не менше ⅔ присутніх (хоч вони і на дому); по-друге, треба, щоб було видно, як вони голосують. Ці моменти у Положенні треба хоча б коротко регламентувати.
За допомогою яких інструментів організувати засідання і обговорення документів ТК онлайн?
Групи для обговорення можна створювати у Facebook, WhatsApp, Telegram, Viber, – на Ваш розсуд. Для проведення онлайн зустрічей також можна використовувати Skype.
Нещодавно у Zoom ми проводили онлайн зустрічі з закупівельниками, які проходять професіоналізацію знань у Центрі вдосконалення закупівель. Ми вирішили не переривати наше навчання, а зробити максимально ефективним навчання онлайн. Все було чітко відпрацьовано, звук нормальний, в чаті було зручно спілкуватися. Ми близько 6 годин кожного дня працювали. Жодних перешкод не було. Отже, ви можете проводити зустрічі тендерного комітету, засідання тендерного комітету на платформі Zoom.
Рекомендую порядок використання онлайн інструментів хоча б коротко прописати в Положенні про ТК, щоб все було нормативно регламентовано.
Щодо аналізу документів. Ви можете обговорювати ці питання створюючи відповідний Гугл Документ. Зустрічі можна заплановувати в Гугл Календарі з посиланням для всіх членів ТК.
У Гугл Доку щодо протоколу засідання комітету члени ТК можуть надавати свої пропозиції, які потім буде зводити секретар. Ви всі будете бачити ці пропозиції і їх аналізувати.
Як правильно організувати голосування, підписання протоколу засідання та діяльність ТК онлайн ?
У Законі передбачено, що засідання ТК оформлюються протоколом і всі присутні повинні підписати цей протокол, однак у Законі не зазначено яким саме чином підписується протокол. Рішення приймається простою більшістю голосів, тобто “за” повинна проголосувати більшість членів ТК. Щоб секретар спав спокійно, як же оформити таке голосування?
Я рекомендую, щоб під час засідання ТК у Zoom або Skype камера у всіх учасників була включена, щоб всі члени комітету, присутні в живому зв’язку, бачили, хто як голосує. Секретар фіксує таке голосування в протоколі, зазначає хто як голосував.
Створення електронного документу завершується накладенням на нього електронних підписів. Тільки у такому випадку, відповідно до Закону “Про електронні документи та електронний документообіг”, документ матиме юридичну силу.
Законом “Про публічні закупівлі” передбачається, що всі присутні члени ТК ставлять свій підпис на протоколі. Для спрощення процедури підписання протоколу засідання онлайн, рекомендую оформити всім членам ТК кваліфікований електронний підпис (КЕП).
Якщо не можна швидко всім зробити КЕП, рекомендую, щоб хоча б голова, секретар та члени ТК, які мають КЕП, наклали електронні підписи на протокол. Оскільки Закон “Про публічні закупівлі” не обмежує і не регулює питання, коли саме має бути підписаний протокол, а лише визначає, що всі присутні мають його підписати, рекомендую врегулювати це питання в Положенні про електронний документообіг і зміни до роботи ТК. Отже, там можна прописати, що всі присутні на голосуванні члени ТК підписують цей протокол вже вживу, коли прийдуть на роботу. Звичайно, це ризикований момент, оскільки Вам треба буде доводити, що ж це за документ – це електронний документ чи це паперовий документ. Тому я б рекомендувала використовувати перший варіант – за можливості оформити всім членам ТК КЕП.
Додатково під час відео трансляції голосування ТК онлайн рекомендую секретарю поробити скріншоти екрану. Бажано, щоб всі члени ТК в чаті додатково написали “Я, ПІБ, голосую за прийняття такого-то рішення”.
Навіщо робити скріншоти? Чи матимуть вони доказову базу в суді? Збережіть собі номери рішень Верховного Суду, в яких розглядалося питання, чи можна вважати доказами скріншоти екрану електронної переписки між замовником і учасником. Верховний Суд у двох справах від 27 листопада 2018 року виніс рішення, що це є належними доказами відповідних юридичних фактів. Номер першої справи – 914/2505/17. Номер другої справи – 924/242/18. Ознайомлення з даними рішеннями допоможе Вам в підтвердженні належності доказової бази.
Отже, протокол склали, тепер треба його завантажити в систему. Якщо його не всі підписали, не біда, тому що системою не передбачено обов’язку завантажувати протоколи з підписами усіх членів ТК. Форма затверджена Наказом 490 Мінекономрозвитку. Головне, щоб секретар ТК наклав КЕП на протокол, який буде оприлюднювати в системі. Щоб дії були юридично правильні, рекомендація перед тим як секретар ТК буде оприлюднювати протокол розгляду пропозицій в систему, все ж таки ваш електронний документ був підписаний КЕПами усіх членів ТК. Це буде найбільш правильний варіант. Щоб не було потім ситуації, що якийсь член ТК відмовився від прийняття свого рішення, а секретар ТК вже завантажив протокол розгляду в систему.
Підписання договору. У Вашого контрагента також може бути налаштований електронний документообіг. Проводити переддоговірну роботу, погодження проекту можете через Zoom чи Skype чи через соціальну мережу. Підписати можете передати або електронною базою проект договору. Тоді спочатку підпише постачальник і направить Новою Поштою договір Вам. Або керівник направить постачальнику підписаний варіант, постачальник підпише і відправить договір через Нову Пошту. Такі перевезення Новою Поштою займають небагато часу, тож сторони вкладуться у 20 днів, відведені на підтвердження проекту і підписання договору.
Оприлюднити договір зможе секретар ТК на дому, якщо на роботі є хоч одна людина, яка може відсканувати підписаний договір і відправити для оприлюднення договору в системі секретарю, який працює на дому.
Ми детально проговорили з Вами дані нюанси для того, щоб убезпечити на майбутнє закупівельників від визнання рішень, які були прийняті по закупівлі, недійсними.
Успіхів Вам та міцного здоров’я!