Київська школа економіки (KSE) — це сучасна освітньо-дослідницька екосистема, яка поєднує академічну експертизу, аналітику та практичні рішення для розвитку економіки, бізнесу й суспільства в Україні.
До KSE входять п’ять ключових напрямків:

• KSE University — міжнародні бакалаврські та магістерські програми;
• KSE Institute — аналітичний центр з досліджень економіки, політики та бізнесу;
• KSE Foundation — гуманітарні та освітні програми;
• KSE Graduate Business School — MBA, executive та корпоративні програми.
• KSE ProfTech — професійно-технічне навчання.

Ми шукаємо керівника/-цю, який/-а очолить зарплатний напрям KSE, розвиватиме команду, вдосконалюватиме payroll-процеси та впроваджуватиме їх автоматизацію.

Вашими основними завданнями будуть:

1. Впровадження ЗУП та технічна автоматизація — першочерговий напрям роботи

• Керування впровадженням ЗУП з боку зарплатного обліку: аналіз поточних процесів, формування вимог, визначення пріоритетів і плану впровадження, контроль готовності системи до використання.

• Підготовка технічних завдань для розробників: опис алгоритмів нарахувань, правил розподілу витрат, обміну даними, бухгалтерських проведень, звітів і контрольних перевірок; визначення критеріїв приймання результатів.

• Побудова єдиного автоматизованого процесу — від отримання кадрових даних та обліку робочого часу до розрахунку заробітної плати, підготовки виплат, відображення в бухгалтерському обліку та формування звітності.

• Організація налаштування обміну даними між кадровими, зарплатними й бухгалтерськими системами; забезпечення повноти та коректності передавання інформації.

• Впровадження електронних табелів і маршрутів погодження даних про робочий час, відпустки, лікарняні, відрядження, премії та інші підстави для нарахувань.

• Тестування доопрацювань, проведення паралельного розрахунку в поточній і новій системах, аналіз та усунення розбіжностей спільно з розробниками.

• Підготовка інструкцій, навчання користувачів, організація переходу на новий процес і подальшої підтримки системи, зокрема опрацювання нестандартних випадків.

2. Автоматизація розподілу зарплати за проєктами та грантами — ключовий результат впровадження

• Розроблення та впровадження правил автоматичного розподілу заробітної плати, пов’язаних нарахувань і забезпечення виплат відпусток за юридичними особами, підрозділами, проєктами, грантами та джерелами фінансування.

• Формування технічних завдань для розподілу витрат на підставі погоджених табелів, даних про зайнятість у проєктах та інших підтвердних документів відповідно до облікової політики й вимог донорів.

• Налаштування механізмів розподілу витрат працівників, залучених до кількох проєктів, а також перерозподілів і коригувань зі збереженням історії змін.

• Впровадження перевірок повноти розподілу, відсутності дублювання та відповідності загальним сумам нарахувань; контроль витрат щодо затверджених бюджетів.

• Автоматизація бухгалтерських проведень і звітів у розрізі проєктів та грантів із можливістю простежити суму від первинних даних до обліку й донорської звітності.

3. Організація роботи команди та контроль зарплатного обліку

• Організація роботи напряму: розподіл завдань, планування навантаження, контроль строків і якості, навчання та забезпечення взаємозамінності працівників.

• Налагодження взаємодії з відділом кадрів, фінансовою командою, керівниками проєктів та розробниками; встановлення строків подання й погодження даних.

• Організація та контроль повного циклу нарахування заробітної плати й інших виплат, самостійне опрацювання складних і нестандартних розрахунків, контроль винагород фізичним особам за цивільно-правовими договорами в межах закріпленої ділянки.

• Контроль правильності нарахувань, податків, зборів, ЄСВ та інших утримань, підготовки платіжних відомостей і реєстрів, погодження та своєчасності виплат.

• Забезпечення коректних бухгалтерських проведень, розрахунку забезпечення виплат відпусток, звірки нарахувань, виплат, утримань і залишків та щомісячного закриття ділянки.

• Забезпечення конфіденційності зарплатних даних, розмежування доступу й функцій нарахування, перевірки та погодження виплат, збереження документів.

4. Звітність, аналітика та супровід перевірок

• Організація підготовки, перевірки та подання податкової і статистичної звітності щодо виплат фізичним особам та ЄСВ, контроль її узгодженості з обліком.

• Підготовка даних для планування фонду оплати праці, прогнозування виплат, аналізу відхилень від бюджету, управлінської та донорської звітності.

• Підготовка розшифровок і підтвердних документів для внутрішніх перевірок, зовнішнього аудиту та трансформації фінансової звітності.

• Відстеження змін законодавства, ініціювання відповідних оновлень у системі та перевірка їх реалізації; консультування працівників і керівників щодо розрахунків.

Для цієї ролі необхідно:

• Практичний досвід впровадження ЗУП або аналогічної зарплатної системи та автоматизації зарплатних процесів — від формування вимог до тестування й запуску.

• Досвід написання технічних завдань для розробників: уміння описувати розрахункові алгоритми, структуру даних, правила обміну, контрольні перевірки та очікуваний результат.

• Досвід організації розподілу витрат на оплату праці за проєктами, підрозділами або джерелами фінансування, зокрема для працівників, залучених до кількох напрямів.

• Впевнене володіння зарплатними модулями BAS/ЗУП або аналогічних систем, розуміння взаємозв’язку кадрових даних, нарахувань, виплат і бухгалтерських проведень.

• Досвід тестування змін, звірки даних між системами, пошуку причин розбіжностей і взаємодії з розробниками.

• Впевнене володіння Excel: формули пошуку й умовного підсумовування, зведені таблиці, перевірка та зіставлення великих масивів даних.

• Досвід нарахування та обліку заробітної плати від 5 років, зокрема від 2 років керування командою або координації зарплатної ділянки.

• Практичні знання трудового й податкового законодавства України, правил оплати праці, соціального страхування та обліку виплат працівникам.

• Досвід повного циклу зарплатних розрахунків, нарахування ПДФО, військового збору та ЄСВ, підготовки електронної звітності й виправлення помилок минулих періодів.

• Вміння формувати забезпечення виплат відпусток, проводити звірки та закривати зарплатну ділянку за місяць.

• Вища освіта у сфері обліку, аудиту, фінансів або економіки.

• Системність, уважність до деталей, дотримання строків і конфіденційності, здатність пояснювати вимоги та організовувати впровадження змін.

Буде перевагою: досвід роботи з грантовим фінансуванням і донорською звітністю, автоматизації обліку для кількох юридичних осіб, використання Power Query для обробки та звірки даних.

Ми пропонуємо:

• Офіційне працевлаштування.
• Турботу про добробут: медичне страхування, доступ до корпоративного психолога та програми підтримки ментального здоров’я.
• Навчання, професійні курси та корпоративні заняття з англійської мови.
• Можливість очолити та розвивати зарплатний напрям, вдосконалювати процеси й контрольні процедури.
• Участь в автоматизації payroll-процесів, обміну даними та звітності.
• Роботу зі складними та різноманітними кейсами нарахувань у межах великої освітньо-дослідницької екосистеми.
• Взаємодію з HR, фінансовою командою, аудиторами та керівниками різних напрямів KSE.
• Можливість впливати на якість і ефективність процесів та професійно розвиватися разом із фінансовою командою KSE.

Якщо вам цікаво очолити зарплатний напрям, розвивати команду та вдосконалювати й автоматизувати payroll-процеси – будемо раді познайомитися. Надсилайте резюме та долучайтеся до команди KSE.